La comunicación es el proceso mediante el cual un emisor envía un mensaje a un receptor a través de un canal, empleando un código compartido, con el fin de que ambos logren compartir un mismo significado. La palabra proviene del latín communicare, que significa «hacer común algo»; por eso, comunicar bien implica mucho más que hablar o escribir: exige que la idea que está en la mente de una persona llegue con claridad a la mente de otra. Una analogía cotidiana es enviar un mensaje por WhatsApp: tú eres el emisor, tu amigo el receptor, la frase enviada es el mensaje, la aplicación es el canal, el idioma que ambos hablan es el código y el momento de la conversación constituye el contexto. Si alguno de esos elementos falla, el mensaje no llega como se pretendía.

Todo acto de comunicación se compone de elementos esenciales: el emisor (quien crea y envía el mensaje), el receptor (quien lo recibe e interpreta), el mensaje (el contenido transmitido), el código (el sistema de signos compartido, como el idioma, las fórmulas o los gestos), el canal (el medio físico por el que viaja el mensaje, como el aire, el pizarrón o una diapositiva), el contexto (la situación, el tiempo y el lugar del intercambio), el referente (la realidad de la que se habla) y la retroalimentación (la respuesta del receptor que regresa al emisor). Además, interviene el ruido, que es cualquier factor que distorsiona o interrumpe el mensaje. La retroalimentación es particularmente importante porque convierte la comunicación en un diálogo y permite detectar y corregir errores a tiempo; sin ella, el emisor nunca sabe si fue comprendido.

El proceso comunicativo se desarrolla en pasos: intención (el emisor quiere compartir una idea), codificación (convierte esa idea en signos), transmisión (envía el mensaje por un canal), decodificación (el receptor traduce los signos a significados), interpretación (el receptor capta el mensaje según su cultura y conocimientos) y respuesta (la reacción del receptor que vuelve al emisor como retroalimentación). Si en cualquiera de estos pasos algo falla, surge un malentendido.

Los tipos de comunicación se clasifican en verbal y no verbal. La verbal oral se transmite con palabras habladas (una conversación, una exposición) y la verbal escrita con palabras escritas (un correo, un libro, un chat). La comunicación no verbal abarca la gestual (rostro y cuerpo, como sonreír o fruncir el ceño), la kinésica (movimientos, como saludar con la mano o asentir), la proxémica (distancia física, como acercarse para mostrar confianza) y la paralingüística (tono y ritmo de la voz, como hablar en voz baja para mostrar respeto). Es importante notar que el lenguaje no verbal suele transmitir más que las palabras: decir «estoy bien» con el rostro tenso genera desconfianza porque el cuerpo contradice el mensaje verbal.

Las barreras y el ruido son la principal causa de los malentendidos. Existe ruido físico (sonidos externos que tapan el mensaje), ruido semántico (palabras ambiguas o mal entendidas, como «banco», que puede ser un asiento o una entidad financiera), ruido psicológico (prejuicios, enojo o nerviosismo que alteran la interpretación) y ruido fisiológico (sordera, cansancio o enfermedad). A ellos se suman el código no compartido (usar jerga técnica que el receptor no domina) y el canal inadecuado (dar una noticia grave por mensaje de texto en vez de decirla en persona).